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档案室建设将实现智能自动化,实现人防、物防、技防的管理模式.档案室环境智能管理、档案室智能管理与档案室设备、存储设备、环境设备联动运行.主要内容包含：档案室一体化控制管理系统、智能存储档案柜、RFID识别盘库系统、档案借阅 / 收发管理系统、气体消防灭火系统、数字化档案管理系统等几大系统以及其他配套设施. 档案室及相关办公场地建设要符合档案防护的基本要求,实现按功能区域划分设计,实现防潮、防水、防火、防盗、 防阳光照射、防紫外线照射、防高温、防尘、防污染和防有害生物(霉、虫、鼠)；档案室地面应光洁、平整、耐磨,设有防止漏电的保护设置,档案室地面平均承重应为200公斤/平 方米以上,采用密集架时承重应不低于在800公斤/平方米为 宜.完成对所有设计区域装修施工及电器设计改造工作. 安装的智能密集柜其智能性体现在无序存放、有序管理、操作工序简单方便、功能性强.实现档案的条目级管理、档案实物管理、库房及密集柜内温湿度的管理控制.一体化智能档案库房的建设,既提高了人员的工作效率、降低能源消耗,又节约了运行成本,实现了人性化管理理念.

很多单位把潮湿的地下室或低矮的平房作为档案库房,因为地下室受光线、灰尘及有害气体的影响较少,也比较.关键是如何进行防潮,要采用去湿机进行除湿,使库房内的温湿度保持在一定范围.而低矮的平房做库房,既不,还容易造成档案的发霉、生虫,库房内的温度忽高忽低,很不利于档案的保护,难以达到规范标准. 有的档案库房的门窗未采取有效的防火、防盗、隔热等措施,有的门窗密封不严,使库房的温度随外界气候的变化而变化,影响了档案的寿命.因此,要想保持档案库房内适宜的温湿度,档案管理人员就每天按时观察,记录库房内、外温湿度的变化情况,如果配备了空调设备,则门窗的密闭一定要好.如果没有空调和去湿设备,则应根据不同地区的气候特点,适时进行自然通风,防止案卷的潮湿、发霉,这样才能缓解温、湿度对档案库房的不良影响. 档案的利用 档案保管的目的在于利用,随着人们对档案意识的不断加强,档案的利用率也在提高,但是在利用过程中却发现由于一些利用者缺乏档案保护的基本知识,对档案造成不应有的损坏,如折卷、破裂、斑痕及磨损等,为了降低人为因素对档案的损毁,既要保护它又要利用它,编制多种检索工具,提高文件的查准率,提供复印件,编辑文件汇集,加强催退工作及借阅管理制度,对造成文件损坏的进行处理.

档案的存放保管 档案库房是保管档案基本的条件,库房的好坏,将直接影响着档案保护工作的成效,衡量档案库房的标准,主要是看档案库房的防盗、防火、防热、防潮、防光、防有害生物和有害气体等方面是否达到规范标准. 很多单位把潮湿的地下室或低矮的平房作为档案库房,因为地下室受光线、灰尘及有害气体的影响较少,也比较.关键是如何进行防潮,要采用去湿机进行除湿,使库房内的温湿度保持在一定范围.而低矮的平房做库房,既不,还容易造成档案的发霉、生虫,库房内的温度忽高忽低,很不利于档案的保护,难以达到规范标准. 有的档案库房的门窗未采取有效的防火、防盗、隔热等措施,有的门窗密封不严,使库房的温度随外界气候的变化而变化,影响了档案的寿命.因此,要想保持档案库房内适宜的温湿度,档案管理人员就每天按时观察,记录库房内、外温湿度的变化情况,如果配备了空调设备,则门窗的密闭一定要好.如果没有空调和去湿设备,则应根据不同地区的气候特点,适时进行自然通风,防止案卷的潮湿、发霉,这样才能缓解温、湿度对档案库房的不良影响.